Використання інформаційних та комп'ютерних технологій для автоматизації ресторанного бізнесу. Система "Ресторан"

Поняття інформаційної технології

Слово технології походить від грецького  τεχνη  (техно) — мистецтво, майстерність, техніка, вміння; і λογοζ (логос) — слово, вміння передавати.

Технологія — це сукупність методів і засобів реалізації людьми конкретного складного процесу шляхом поділу його на послідовність взаємопов’язаних процедур і операцій, які виконуються більш або менш однозначно і мають на меті досягнення високої ефективності певного виду діяльності.

Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, який визначається сукупністю методів і засобів опрацювання, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини або матеріалу. Технологія змінює якість або первинний стан матеріалу.

Інформація, так само як нафта, газ, корисні копалини тощо, належить до цінних ресурсів суспільства. За аналогією з процесом переробки матеріальних ресурсів процес перетворення інформаційних даних також можна визначити як технологію.

Інформаційні технології (ІТ) — сукупність методів і засобів, що використовуються з метою збирання, зберігання, опрацювання, розповсюдження, відображення й використання різноманітних даних задля потреб людини.

Мета технології матеріального виробництва — виробництво матеріальної продукції. Мета інформаційної технології — виробництво даних для їх аналізу людиною й прийняття на їх основі відповідних рішень.

Використовуючи різні технології до одного й того ж вихідного матеріального об’єкта, можна отримати різні вироби. Наприклад, із дерева одержують папір, меблі та інші продукти.

Використовуючи інформаційні технології, можна отримати різні форми подання даних. У матеріальному виробництві для виготовлення продукції використовують спеціальне обладнання: верстати, інструменти. Для інформаційної технології також існують певні інструменти. Найпоширеніші — комп’ютери та комп’ютерні мережі.

У сучасному інформаційному суспільстві основним технічним засобом опрацювання різноманітних даних є персональний комп’ютер. Для реалізації методів опрацювання даних використовують програми. Поєднання ж  інформаційних і сучасних  комунікаційних технологій, що забезпечують передавання повідомлень і даних різними засобами (телефон, факс, телебачення, супутниковий зв’язок тощо), докорінним чином змінило рівень і форми ділової та соціальної активності людей. Інформаційні технології в сучасному світі ще називають  інформаційно-комунікаційними (ІКТ), підкреслюючи використання комп’ютерних мереж і відповідних сервісів.

Інформаційна технологія відображає сучасне уявлення про процеси перетворення даних в інформаційному суспільстві. Вона являє собою сукупність чітких цілеспрямованих дій щодо опрацювання даних. 

Нині інформаційно-комунікаційні технології застосовують у(в):

 - управлінні офісом та під час виконання різних офісних задач; 

- банківській справі;видавничій сфері;

- системах зв’язку і телекомунікацій;

- виготовленні фото;

- автоматизованому проектуванні різних об’єктів (від побутової техніки до космічних кораблів);

- аграрному секторі;

- медицині;

- побуті.

Для використання таких технологій знань з галузі комп’ютерних технологій недостатньо. Потрібні глибокі знання про ті об’єкти, на які спрямовані інформаційно-комунікаційні технології, а це пов’язано із вивченням математики, фізики, хімії, біології та інших галузей знань. 

Поняття про автоматизацію

Автоматизація технологічного процесу - сукупність методів і засобів, призначена для реалізації системи або систем, що дозволяють здійснювати управління самим технологічним процесом без безпосередньої участі людини, або залишення за людиною права ухвалення найбільш відповідальних рішень.

Основа автоматизації технологічних процесів — це перерозподіл матеріальних, енергетичних і інформаційних потоків відповідно до прийнятого критерію управління (оптимальності).

Цілі автоматизації

Основними цілями автоматизації технологічного процесу є:

• Підвищення ефективності виробничого процесу.
• Підвищення безпеки.
• Підвищення екологічності.
• Підвищення економічності.

Завдання автоматизації і їх рішення

Цілі досягаються за допомогою вирішення наступних завдань автоматизації технологічного процесу:

• Поліпшення якості регулювання
• Підвищення коефіцієнта готовності устаткування
• Поліпшення ергономіки праці операторів процесу
• Забезпечення достовірності інформації про матеріальні компоненти, вживані у виробництві
• Зберігання інформації про хід технологічного процесу і аварійні ситуації

Вирішення завдань автоматизації технологічного процесу здійснюється при допомозі:

• впровадження сучасних методів автоматизації;
• впровадження сучасних засобів автоматизації.

Автоматизація технологічних процесів в рамках одного виробничого процесу дозволяє організувати основу для впровадження систем управління виробництвом і систем управління підприємством.

Термін «автоматизований» на відміну від терміну «автоматичний» підкреслює необхідність участі людини в окремих операціях, як в цілях збереження контролю над процесом, так і у зв'язку з складністю або недоцільністю автоматизації окремих операцій.

Автоматизована система як спосіб покращення роботи підприємств

ресторанного господарства

Нині заклади ресторанного господарства відрізняються високою актуальністю серед споживачів, оскільки у сучасному ритмі життя люди готові витратити більше коштів на їжу, ніж на її приготування. Це означає, що власники закладів звертають досить велику увагу на якість обслуговування та сервіс, доволі суворіше ставляться до відбору персоналу, а також застосовують новітні технології та інновації, щоб виділятись на ринку конкурентів швидкістю обслуговування, якістю страв, «фішкою» закладу та його стилем.

З ростом чисельності ресторанів стрімко посилюється і конкуренція, що неминуче призводить до необхідності ефективно і раціонально використовувати наявні ресурси. У цих умовах для успішного ведення бізнесу необхідно інвестувати в засоби та інструменти його підтримки і розвитку. Один з основних інструментів розвитку ресторанного бізнесу - це сучасна система автоматизації ресторанів.

У зв’язку з активним розвитком ресторанного господарства, з підвищенням конкуренції, інтерес до автоматизації управління постійно зростає.

Автоматизація кафе і ресторану дозволяє оптимізувати документообіг, забезпечити порядок на складі. У більшості співробітників ресторанів змінний графік роботи, і вони не завжди встигають обмінюватися інформацією - автоматизація ресторану вирішує цю проблему. Всі дані зберігаються в єдиній системі, користуватися якою просто і зручно. В даний час, особливо у великих містах, автоматизація ресторану є абсолютно необхідним рішенням для того, щоб обігнати конкурентів і зробити свій заклад кращим.

Сучасна система автоматизації ресторану - це професійна система управління рестораном, багатофункціональна і легко модернізована. Метою автоматизації є підвищення ефективності управління рестораном, прискорення обслуговування і мінімізація можливих зловживань, особливо крадіжок. Значна частка успіху складається з відмінного сервісу і оперативної роботи персоналу. Саме можливості автоматизації ресторану дозволяють оптимально поєднувати швидкість і якість.

Очевидні незаперечні переваги автоматизованого ресторану перед іншими подібними закладами:

- висока якість сервісу і швидкість обслуговування клієнтів;

- відсутність помилок при оформленні замовлення;

- обробка і передача замовлення у автоматичному режимі;

- абсолютний контроль всіх процесів від моменту прийому замовлення до його виконання;

- можливість безперервно відстежувати фінансові результати роботи закладу.

Спеціалізований комплекс програмного забезпечення і устаткування для автоматизації ресторанів на порядок розширює можливості управління ресторанним бізнесом:

- автоматизація дозволяє впроваджувати маркетингові та облікові політики нового покоління і завжди мати достовірну інформацію про роботу закладу;

- чітко зафіксувавши обов'язки і відповідальність персоналу, Ви зможете запобігти зловживання з боку співробітників, звести до мінімуму роль людського фактора в управлінні;

- завдяки системі автоматизації ресторану з'являється можливість виключити трудомісткі операції з обліку, забезпечити гнучке управління політикою знижок і бонусів, планувати і враховувати банкети та корпоративні заходи, персоналізувати роботу з клієнтами, вести облік бронювання столиків постійними відвідувачами;

-  стає можливим вести безперервний моніторинг роботи всіх структур закладу, аналізувати і прогнозувати результати діяльності ресторану.

Ефективної роботи персоналу досягти досить не просто. Адже слідкувати за кожним замовленням, роботою обслуговуючого персоналу досить важко. У разі неефективного ведення руху грошових коштів підприємство зазнає спочатку падіння, а з плином часу і краху.

Зараз необхідною умовою виживання та утримання підприємства на ринку стає впровадження автоматизованих систем, що дозволяє вести чіткий облік руху грошових коштів, та відвертає можливість розкрадання майна персоналом самого закладу.

Успішний ресторан – це злагоджений механізм, який пропонує своїм споживачам високий рівень сервісу і оперативну роботу персоналу.

У закладах ресторанного господарства вирішуються досить специфічні завдання. Так само як і в інших сферах бізнесу, є замовлення від клієнта, але виконати його треба в обмежений час. Автоматизація кожного процесу скорочує час на обслуговування клієнтів, економить витрати, дозволяючи виконувати замовлення точно і володіти повним контролем над ситуацією. Переваги, які ви отримаєте при автоматизації ресторану перед іншими подібними закладами:

   - облік комплексних обідів і типів харчування, облік продуктів за термінами зберігання, облік сезонності споживання;

     -    оперативне планування закупівель, виробництва, продажу;

     -    ведення регламентного і управлінського обліку в єдиній інформаційній базі;

     -     обмін даними з різними фронт-офісними системами;

  - звітність (управлінський баланс, стан замовлень покупців і постачальникам);

     -     роботу з дисконтними і клубними картами;

     -  захист від можливості крадіжки з боку недобросовісних співробітників.

Підвищення рівня сервісу при автоматизації ресторанного бізнесу забезпечується завдяки:

     -  точності і прискоренню прийому замовлень гостей;

  - забезпеченню сучасними методами управління і оперативного централізованого контролю ресторанного бізнесу;

    - ведення єдиного карткового рахунку гостя;

   -  забезпеченню лояльності гостей за допомогою гнучкості дисконтних, бонусних і знижкових систем.

Сучасні підприємства вимагають найновіших методів управління. Ухвалення управлінських рішень в умовах постійно змінного, динамічного середовища вимагає не тільки аналізу, оцінки і прогнозування внутрішнього розвитку підприємства, але і забезпечення відповідності між зовнішнім мікросередовищем, зовнішнім макросередовищем і результатами фінансово-господарської діяльності підприємства, що, у свою чергу, висуває високі вимоги до інформаційного та інших видів забезпечення управління підприємством.

В даний час однією з динамічних галузей торгівлі є громадське харчування, що стало причиною достатньо жорсткої конкуренції між кафе, барами і ресторанами. У наш час клієнти дуже вимогливі і пред'являють найвищі вимоги до рівня обслуговування, що примушує йти на додаткові витрати для підвищення рівня сервісу і надання клієнтові додаткових послуг.

Гостра конкуренція приводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зловживань з боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.

Складність обліку товарно-матеріальних цінностей обумовлена специфікою виробничого процесу. Товари, що купуються, після передачі у виробництво проходять декілька ступенів переробки, перетворюючись на напівфабрикати, з яких готуються страви. Без чіткого автоматизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені на кухні в процесі роботи, який повинен бути залишок на кухні і коморі. Тільки автоматизована система, що спирається на правильно складені калькуляційні і технологічні карти, може дати відповідь на дане питання. Без цього в громадському харчуванні часто виникає ситуація, при якій персонал має можливість привласнювати продукти або, навпаки, з надлишків продуктів виготовляти страви, які потім реалізуються у змові з офіціантами в обхід каси закладу.

Але і це ще не все. Для оперативного управління рестораном обов'язковий і облік грошей. Щоб визначити прибутковість підприємства, знайти «чорні дірки» у веденні господарства, потрібно враховувати витрати на виробництво, частиною яких є витрати на закупівлю продуктів і інші витрати закладу. Запобігання зловживанням персоналом в закладі повинне починатися із створення такої системи обліку, при якій всі гроші, які платять клієнти, доходитимуть до власників закладу.

Для організації такої системи обліку необхідно застосовувати засоби персоналізації доступу в систему. Кожен офіціант повинен володіти своїм унікальним ідентифікатором (пластикова картка, електронний ключ, відбиток пальця і тому подібне), що дозволяє однозначно ідентифікувати користувача і, тим самим, розмежувати доступ до інформації в системі (проведення тих або інших операцій, зміна рахунків, виписаних іншими співробітниками, зміна своїх сплачених рахунків). Кожен факт відміни замовлення повинен фіксуватися в журналі реєстрації підозрілих дій і контролюватися пізніше адміністратором системи. Всі рахунки, що видаються клієнтам, повинні роздруковуватися тільки після того, як інформація про замовлення внесена до бази, а подальша зміна їх рядовими співробітниками повинна бути заборонена.

Облік на підприємствах громадського харчування достатньо специфічний — тут поєднуються виробництво і роздрібна торгівля. В процесі виробництва необхідно враховувати і контролювати наступні види товарно-матеріальних цінностей:

-  Товари, що купуються з метою продажу; вони ж іноді є і сировиною для виробництва. Наприклад, алкогольні напої можуть продаватися в чистому вигляді або входити до складу коктейлів.

-  Напівфабрикати — результат виробництва, що входять до складу страв, що продаються, але продажі, що не є об'єктами. Наприклад, фарш входить до складу котлет, тефтелей і тому подібне

-  Страви і напівфабрикати — результат виробництва і об'єкт продажу.

Підрозділи, на яких потрібний ретельний облік руху ТМЦ і грошових коштів:

-  Склад, де відповідальна особа — комірник, що приймає товари від зовнішніх постачальників і, в міру необхідності, видає їх на кухню і в бар.

-  Виробництво, де відповідальною особою є технолог або шеф-кухар.

-  Бар, де відповідальний бармен.

-  Місця реалізації готової продукції, де необхідно контролювати процес розрахунків з клієнтами.

Для ефективної роботи підприємства громадського харчування необхідно контролювати рух кожного товару, страви, напівфабрикату на кожній конкретній ділянці виробництва. З цією метою, а також для розрахунку собівартості і ціни готової продукції складають калькуляційні карти, які засновані на даних про постачання сировини, і технологічні карти. Останні описують технологію приготування напівфабрикатів і страв, а також норми закладки сировини. Будь-які зміни в нормах закладки і у вартості сировини повинні відбиватися в калькуляційній карті.

Автоматизація дозволяє також вести облік руху товарів між підрозділами ресторану. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі і прибуткують у одержувача. У базі даних можуть зберігатися і електронні копії калькуляційних карт, і історія їх змін. Тому можна відстежувати динаміку змін сировинного набору, його вартості і за лічені секунди отримувати повну картину роботи кухні.

Автоматизована система управління підприємством громадського харчування дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку товарообігу і грошей, але і організувати специфічні засоби залучення клієнтів. Прикладом може служити організація клубної системи, реалізованої в «Ресторан+». Наявність добре організованої клубної системи дозволяє реалізувати множину корисних для власників і відвідувачів можливостей:

-  ідентифікація відвідувачів і доступ в клубну зону;

-  формування системи знижок для постійних відвідувачів;

-  реалізація дисконту в межах мережі закладів;

-  ведення розрахунків з утримувачами клубних карт;

-  залучення нових клієнтів;

-  проведення маркетингових досліджень;

-  створення додаткового рекламного простору;

-  підвищення іміджу закладу в очах клієнтів і конкурентів.

Опис системи

Система «Ресторан+» призначена для комплексної автоматизації оперативного обліку на підприємствах громадського харчування (мережах підприємств громадського харчування). Основними достоїнствами системи є:

-  масштабованість — мережі підприємств, великі ресторани, бари, fast-food, невеликі ресторани;

-  зручність роботи — інтуїтивно-зрозумілий графічний інтерфейс, система підказок, робота з сенсорними екранами;

-  універсальність — гнучка система обліку оплат, підтримка будь-яких організаційних структур, дисконтна система, багатоваріантність технологій обслуговування клієнтів, розвинений механізм регулювання прав доступу користувачів системи, ведення двох варіантів обліку: управлінський і фінансовий.

Програмний комплекс «Ресторан+» не є самостійною програмою і призначений для використання з системою «1С:Підприємство 7.7. Компонент Оперативний облік». Система захищена від копіювання апаратним ключем захисту.

Схему «класичного» ресторану можна представити у вигляді взаємодії наступних підрозділів: складу (комора), виробництва (кухня і бар) і місця реалізації продукції. Для успішної організації обліку потрібна правильна розстановка засобів автоматизації на території закладу.

Загальні можливості системи «Ресторан+».

1. Підтримка всіх найбільш поширених операцій, пов'язаних із закупівлею і зберіганням продуктів, приготуванням і реалізацією страв:

- облік наявності і руху продуктів на складі, виробництві;

-  контроль ситуації в залі;

-  автоматичне списання продуктів з виробництва на підставі калькуляцій на страви і напівфабрикати;

-  облік взаєморозрахунків з постачальниками.

2.  Ведення двох видів обліку ресторанної діяльності:

-  управлінський (для власників, керівників і співробітників);

-  фінансовий (для правильного віддзеркалення в бухгалтерському обліку).

3. Реалізація обліку на підприємствах з різними видами обслуговування:

-  ресторани, кафе;

-  бари;

-  Fast-food;

4.  Доставка продуктів.

5.  Реалізація різних методик списання собівартості товарів і продуктів (окремо для фінансового і управлінського обліку):

- FIFO;

-  LIFO;

-  середньозважена.

6. Можливість ведення обліку в розрізі підрозділів підприємства громадського харчування. Використання такої методики дозволяє для кожного підрозділу визначати:

-  незалежну цінову політику;

-  індивідуальне меню;

-  індивідуальні калькуляційні карти страв;

-  групи співробітників за місцем їх роботи;

-  розподіл місць виробництва і реалізації продукції за підрозділами.

7. Вбудована клубна система дозволяє:

-  ідентифікувати відвідувача для доступу в клубну зону;

-  організувати гнучку систему знижок;

-  вести розрахунки з утримувачами клубних карт.

8.  Облік харчування персоналу.

9. Формування попереднього замовлення на проведення банкету і розробка замовлення на закупівлю.

10. Автоматизоване введення замовлень, що вимагає мінімальної підготовки персоналу, — виключає значну частину помилок в роботі, підвищує швидкість і якість обслуговування клієнтів.

11. Друк замовлень і передача спеціальних повідомлень на віддалениі кухонні і барні принтери.

12. Отримання офіціантом інформації про виконані на місцях виробництва замовлення.

13. Друк чека на фіскальному реєстраторові на підставі раніше введеного замовлення.

14. Видача фірмового рахунку клієнтові.

15. Велика кількість звітів реального часу для отримання інформації про роботу підприємства.

16. Створення управлінського балансу підприємства.

17. Отримання детальних звітів про роботу дисконтної системи.

18. Широкий спектр аналітичних звітів, формування різних видів звітів про продажі і виручку за заданий період.

19. Вивантаження даних в «1С:Бухгалтерію 7.7 для України».

20. Централізоване управління правами користувачів системи засобами програмного комплексу «Мідас 7.7/8.0».

21.Повна авторизація доступу, формування протоколу роботи користувачів з фіксацією дати і часу здійснення дії.

22.Застосування магнітних, штрих-кодових, проксіміни-карт, сканерів відбитків пальців і ключів, iButton для ідентифікації користувачів системи.

23.Настройка інтерфейсів робочих місць і підключеного до них устаткування виконується в спеціалізованому довіднику «Настройка робочого місця», що полегшує процес адміністрування системи.

24.Можливість створення наборів прав і інтерфейсів для оперативного управління політикою доступу користувачів системи до інформації.

25.Швидка настройка системи на особливості конкретного підприємства.

26.Контроль робочого часу.

27.Отримання інформації про наявність вільних місць в залі (хостес).

28.Введення результатів інвентаризації самою матеріально-відповідальною особою на його робочому місці.

29.Використання при інвентаризації електронних вагів.

30.Управління устаткуванням ігрових залів і розрахунок наданого ігрового часу з допомогою компоненти «MPower».

31.Управління пивними кранами, встановленими на столиках в залі і автоматичний розрахунок відпущених напоїв з допомогою компоненти «MBeer».

Робочі місця

Робоче місце «Адміністратор»

Спеціалізоване робоче місце адміністратора системи, що дозволяє виконувати:

- загальну настройку системи;

- формування меню;

-  ведення списку персоналу;

-  формування калькуляцій;

-  управління дисконтною системою;

-  контроль діяльності персоналу;

-  звіти по виробництву;

-  звіти по реалізації блюд;

-  фінансові звіти;

-  спеціалізовані звіти по роботі персоналу;

-  фінансовий аналіз діяльності підприємства.

Робоче місце «Офіціант»

Спеціалізоване робоче місце (термінал), обладнане touch-screen-монітором і що дозволяє здійснювати наступні дії:

-  авторизований вхід в систему;

-  вибір столу на графічній схемі залу;

-  введення і збереження замовлення;

-  роздрук вимоги на приготування страв і напоїв на віддалених принтерах (бар, кухня);

-  передачу спеціальних повідомлень на кухню або в бар (наприклад, «готувати пізніше», «готувати без солі» і так далі);

-  доповнення раніше введеного замовлення (дозаказ);

-  розділення раніше введеного замовлення;

-  роздрук рахунку, що подається клієнтові перед остаточним розрахунком, з можливістю друку на фірмових бланках.

Робоче місце «Офіціант» в режимі «Інвентаризація»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

-  авторизований вхід в систему;

-  введення даних інвентаризації;

-  використання електронних вагів і ваги тари для отримання чистого залишку продукту;

-  роздрук результатів інвентаризації на барному принтері.

Робоче місце «Касир»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

-  авторизований вхід в систему;

-  друк чека на касовому апараті;

-  передача замовлення одного офіціанта іншому;

-  зміна столу при переміщенні клієнтів по залу;

-  закриття рахунків офіціантів;

-  вибір типу оплати: готівка, кредитні карти або безготівковий розрахунок, спецобслуговування, харчування штату;

-  призначення знижки/націнки (за наявності відповідних прав);

-  функції робочого місця офіціанта (при необхідності).

Робоче місце «Хостес»

Спеціалізоване робоче місце, що суміщає в собі:

-  авторизований вхід в систему;

-  отримання інформації про вільні місця в залі для розміщення відвідувачів.

Робоче місце «Склад»

Спеціалізоване робоче місце комірника, що дозволяє виконувати операції по товарному обліку:

-  прийом товарів від постачальників (закупників);

-  передача товарів в підрозділи (виробництво);

-  інвентаризація складу;

-  отримання звітів про залишки і рух товарів;

-  списання товарів;

-  повернення товарів постачальникам.

Мобільне робоче місце офіціанта:

Мобільне робоче місце організоване на базі кишенькового персонального комп'ютера типу POCKET PC. Інтерфейс мобільного робочого місця офіціанта функціонально забезпечує виконання основних операцій по обслуговуванню клієнта аналогічно варіанту з використанням Touch screen. У складі однієї системи можлива одночасна робота як мобільних, так і стаціонарних робочих місць офіціанта.

Використання мобільних робочих місць можливе у випадках, коли монтаж проводки комп'ютерної мережі неможливий (не дозволяє інтер'єр або неможливе проведення робіт по прокладці кабелів) або недоцільний (літні кафе, майданчики).

Застосування мобільних робочих місць офіціантів дозволяє:

-  відмовитися від використання паперових блокнотів, що зменшує час, що витрачається на реєстрацію замовлення;

-  вводити замовлення безпосередньо у столу клієнта, що дає можливість своєчасно уточнювати замовлення;

-  поліпшити імідж ресторану за рахунок використання новітніх досягнень науки і техніки.