Використання електронних таблиць

Для обробки інформації, що представлена у вигляді таблиць, застосовується комплексне програмне забезпечення, яке називають табличними процесорами. Табличні процесори (або електронні таблиці — ЕТ) — це універсальний засіб для автоматизації розрахунків при роботі з табличними даними. За допомогою ЕТ можна створювати таблиці практично будь-якої складності та розміру, переглядати та редагувати записані у них дані, виконувати розрахунки, зберігати таблиці на зовнішньому магнітному носієві, друкувати дані з таблиць тощо.

Microsoft Excel є інтегрованим програмним продуктом, який включає у себе не тільки можливості стандартної ЕТ, а й інструменти для опрацювання тексту, створення ділової графіки, роботи з базами даних і т. ін. За допомогою Excel можна виконувати математичні, фінансові, бухгалтерські та інші розрахунки, провадити статистичний аналіз та вибірку потрібних даних, прогнозувати поведінку даних за певних умов, створювати графіки та діаграми за даними таблиці тощо.

Табличний процесор Excel2003 можна запустити на виконання кіль­кома способами. Наведемо найпоширеніші з них:

-    виконати Пуск => Усі програми =>Microsoft Office=> - Microsoft Office Excel 2003;

- використати ярличок програми на Робочому столі або на Панелі швидкого запуску;

- двічі клацнути на значку вже існуючого файлу, створеного в таблич­ному процесорі Excel 2003.

Закінчити роботу з Excel можна одним зі способів:

-   Виконайте команду Файл/Вихід;

-   Клацніть лівою кнопкою миші по кнопці закриття вікна програми; 

-   Натисніть комбінацію клавіш Alt+F4; 

-   Клацніть правою кнопкою миші по заголовку вікна Excel і з контекстного меню виберіть команду Закрити.

Робоча книга – основний документ, що використовується в Excel для збереження й обробки

даних. Вона складається з окремих робочих аркушів, кожний з яких може містити дані. Робочий аркуш (електронна таблиця) – документ, що Ви створюєте й обробляєте, цей документ має табличну структуру й складається зі стовпців і рядків. (Максимальний розмір робочого аркуша в Excel становить 256 стовпців на 65536 рядків). Стовпці

робочого аркуша позначаються (у верхній частині вікна документа) латинськими буквами від А до Z, потім - їхніми комбінаціями від АА до АZ і так далі до IV. Рядки позначаються арабськими цифрами від 1 до 65536 (по лівому краї вікна документа).

 

 

На перетинанні рядків і стовпців утворяться комірки, які є основними елементами для збереження даних у таблиці. Кожна комірка має власне ім'я (адреса), що складається з назви стовпця і рядка, на перетинанні яких вона утворена.

Комірку, з якою Ви працюєте в цей момент часу, будемо називати активною. Тобто активна комірка - це комірка, у яку вводяться дані і яка виділена чорною рамкою.

Група комірок, що утворить прямокутник, називається діапазоном комірок. Група стовпців, розміщених послідовно, називається діапазоном стовпців, а група послідовних рядків – діапазон рядків. Діапазон комірок позначається координатами верхніх лівих і нижньої правої кліток цього діапазону, розділених двокрапкою, наприклад: А1:З9, ВЕ13:DZ24. Таким чином, символ двокрапка (:) є оператором діапазону. Якщо діапазон являє собою фрагмент стовпця, то роль верхнього лівого кута грає верхня комірка фрагмента, а нижній правого – нижня комірка. Для фрагмента рядка - відповідно ліва і права комірки.

У нижній частині робочих аркушів перебувають ярлики аркушів, за допомогою яких можна визначити, який робочий аркуш у робочій книзі є активним. Ці ярлики мають імена Аркуш1, Аркуш2, Аркуш3 і т.д. Кожна робоча книга може мати не більше 255 аркушів.

У новому файлі містяться три робочі аркуші, але за бажанням їхню кількість можна змінювати (додавати нові аркуші або видаляти непотрібні).

Для додавання можна:

·           натиснути правою кнопкою мишки на ярличок аркуша, ліворуч від якого потрібно вставити новий аркуш, вибрати пункт Лист Microsoft Excel і натиснути кнопку на Ok, або

·           вибрати пункт меню Вставка/Лист і новий аркуш вставиться ліворуч від активного.

Для перейменування аркуша можна на ярличку аркуша:

·           двічі натиснути на ліву кнопку мишки, увести нове ім’я і Enter, або

·           натиснути на праву кнопку мишки, вибрати з контекстного меню пункт Переименовать, увести нове ім’я і Enter.

·           Для переміщення / копіювання поточного аркуша можна:

·           захопити лівою кнопкою мишки ярличок аркуша і перетягти його на нове місце — відбудеться переміщення, або

·           натиснути праву кнопку мишки на ярличку, вибрати з контекстного меню пункт Переместить/Скопировать і вибрати місце для переміщення, або

·           вибрати з головного меню пункт Правка/Переместить/ Скопировать лист… і вибрати місце для переміщення.

Уведення і редагування даних. У комірки електронної таблиці можна вводити дані різних ти­пів: наприклад, число, текст, формулу.

Для того щоб активувати комірку, необхідно помістити курсор на ній (активна комірка буде обрамлена чорною рамочкою). Після завершення введення даних у комірку необхідно натиснутиEnterа бо скористатися клавішами керування курсором.

Вводити дані можна безпосередньо до комірки, а можна і в ря­док формул. Дані вводять здебільшого з клавіатури або з викорис­танням інших методів (вставлення скопійованих фрагментів, авто­заповнення, перетягування таін.).

Способи редагування даних. Для редагування вмісту комірки можна використати такі методи:

•      активувати комірку і натиснути клавішу F2, потім за допомо­гою клавіш керування курсором, клавіш Delete, Backspace та інших відредагувати вміст;

•      двічі швидко клацнути по комірці, потім змінити написане;

•      підвести вказівник миші до рядка формул і клацнути в ньому, в самому рядку формул ввести зміни.

Усі зміни підтверджують клавішею Enter.

Для одночасного виконання об'єднання та вирівнювання поцентру існує кнопка на панелі інструментів  Об'єднати і помістити в центрі.

У разі введення даних у комірку без активації режиму редагування попередній уміст комірки стирається!

Уведення текстових даних. Текстові дані можуть складатися з букв, чисел або інших символів. Довжина запису в комірці не може перевищувати 255 символів. Повністю зміст комірки можна побачити в рядку формул. Уведені в комірку текстові дані Excel зберігає як текст і вирівнює їх ліворуч. 

Якщо введений у комірку текст займає місця більше, ніж ши­рина стовпчика, то він відображується в сусідніх справа порожніх комірках. Якщо розташована справа комірка містить будь-які да­ні, то буде видно тільки ту частину тексту, що розмішена в межах ширини стовпчика.

Уведення числових даних. Числові дані, які Ви вводите, є константами й можуть містити лише числові значення. Можна вводити числа в різних формах: цілі (наприклад, 113), десяткові дроби (12,387), звичайні дроби (  , після уведення числа 2, тобто цілої частини, обов'язково натисніть клавішу «Пробіл (Space)») або в стандартному форматі (2.43Е+07). Якщо ширини стовпця не досить для показу всього уведеного числа, то в ній або з'являються символи ######, або число буде представлено в стандартному форматі. За замовчуванням числа вирівнюються по правому краю комірки, однак при форматуванні число можна ви­рівнювати по лівому краю або по центру.

Уведення дат і часу. Коли Ви вводите дату й час, Excel перетворить ці дані в спеціальне число, що являє собою кількість днів від початку XX століття до уведеної Вами дати. Завдяки тому, що Excel перетворить дату й час у ціле число, можна проводити з датами й часом такої ж операції, як і із числами. Так, наприклад, можна підрахувати, скільки днів пройшло між двома датами.

Уведена дата може бути представлена, наприклад, в одному з нижчеподаних форматів: 2/12/99, 2.12.99, 2-12-99, мар-99, 12-мар, аар-12. Введений  час может иметь, например, такі формати: 14:25, 14:25:09, 2:25РМ, 2:25:09АМ.

Робота з файлами в Excel

Під робочу книгу в програмі Excel виділено один файл зі стан­дартним розширенням XLS. Команди, за допомогою яких здійс­нюється керування файлами, знаходяться в меню Файл.

Для створення нового файлу необхідно виконати команду Файл | Створити, після чого в області завдань Створити книгу вибрати варіант Нова книга. У результаті буде відкрита нова ро­боча книга зі стандартною назвою Книга1. Наступна нова книга в тому ж сеансі роботи в Excel буде відкрита з ім'ям Книга2 тощо.

Для створення книги можна також скористатися кнопкою Створити панелі інструментів Стандартна - у результаті буде створена книга на основі шаб­лона, який застосовується за замовчуванням.

За допомогою команди Файл \ Відкрити виводиться діалогове вікно Відкриття документа, у якому слід перейти до папки з до­кументами й вибрати назву потрібного файлу, після чого натисну­ти кнопку Відкрити. Для відкриття файлу можна також скористатися кнопкою  Відкрити, що знаходиться на панелі інструмен­тів Стандартна. При цьому з'явиться те ж вікно діалогу.

Дія збереження  файлу можна користуватися як  командою Файл | Зберегти, так і кнопкою Зберегти панелі інструментів Стандартна або комбінацією клавіш Ctrl+S.

При збереженні робочої книги необхідно мати на увазі, що у випадку, якщо дана книга ще не була жодного разу збережена, після виконання однієї із зазначених вище дій на екрані буде відображено діалогове вікно збереження файлу, аналогічне вікну відкриття. У полі Папка вікна збереження необхідно вказати диск і каталог, у якому потрібно зберегти файл, а в полі ім'я файлу – ім'я, під яким файл буде записано на диск, після чого необхідно натиснути кнопку Зберегти.

Зберегти існуючий файл в іншому місці (папці) або з іншим ім'ям, можна за допомогою команди Зберегти як.

Для того щоб закрити файл, слід скористатися командою Файл\ Закрити. Якщо ж користувач вніс у документ які-небудь зміни й після цього виконує закриття вікна додатка, то спочатку на екрані відобразиться вікно діалогу, де буде запропоновано ці зміни збе­регти, а потім файл можна буде закрити.

Копіювання та переміщення даних. Виконання операцій редагування об'єктів електронної таблиці в табличному процесорі Excel здійснюється в такі самі способи, що і в текстовому редакторі Word за допомогою команд: Копіювати, Вирізати, Вставити з меню Правка, відпо­відних кнопок Стандартної панелі інструментів, команд контек­стного меню об'єктів, сполучення клавіш, а також перетягуванням за допомогою миші. Виділений об'єкт електронної таблиці можна скопіювати або вирізати до Буфера обміну (Правка ðКопіювати, Правка ð Вирізати), а звідти вставити до інших об'єктів (Прав­ка ð Вставити). При цьому об'єкт потрапляє до Буфера обміну, а звідти вставляється на нове місце.

Форматування таблиць. Форматування електронних таблиць найчастіше вміщує такі операції:

§   зміна формату даних;

§   форматування вмісту комірок;

§   форматування рядків і стовпців;

§   використання стилів.

Формат даних — можливі варіанти: числа, логічні значення, текст, дата і час.

Форматуванням комірки називають встановлення вигляду відображення вмісту комірки. Для форматування комірки або ви­діленого діапазону комірок використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів Форматування.

Поняття формату даних комірки об'єднує такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслення, колір); формат чисел; спосіб вирівню­вання; розміри (ширина і висота) комірок; обрамлення комірок; межі та їх параметри.

Якщо потрібно зробити зміни у форматі таблиці чи окремих ко­мірок, які не можна виконати за допомогою панелі інструментів, то в пункті менюФормат вибирають необхідні розділи.

Вирівнювання даних. За умовчанням текст у комірках вирівнюється по лівому, а числа, дати і час - по правому краю комірки. Щоб змінити спосіб вирівнювання, виділіть комірки і скористайтеся відповідною кнопкою (По лівому краю, По центру, По правому краю, По ширині) на панелі Форматування.

Вирівнювання вмісту комірок зручно виконувати також за допомогою діа­логу Формат комірок. Оберіть команду меню Формат - Комірки й у згаданому діа­лозі перейдіть на вкладку Вирівнювання. На цій вкладці є списки, що розкриваються, для вирівнювання по горизонталі і по вертикалі, а також еле­менти Орієнтація, що дозволяють розташувати текст під довільним кутом.

Задання параметрів шрифту. Для відображення даних, що вводяться до комірок, використовується за умовчанням шрифт, який задається в настроюваннях Excel. Цей шрифт (за умовчанням Аrіаl, 10 пт, звичайний) називається стандартним.

Ви можете змінити шрифт у комірці або діапазоні комірок. Для цього акти­візуйте комірку або діапазон і скористайтеся відомими вам кнопками на панелі інструментів: Шрифт, Розмір, Жирний, Курсив, Підкреслювання. Якщо по­трібно змінити шрифт тіль­ки для фрагмента тексту, введеного до комірки, слід двічі клацнути мишею по комірці, виділити цей фраг­мент і потім скористатися інструментами панелі.

Ширші можливості для задання шрифту дає вклад­ка Шрифт діалогового вікна Формат комірок. Ця вкладка, що нагадує одно­йменний діалог Шрифт у процесорі Word, дозволяє задавати гарніту­ру, розмір, колір, зобра­ження шрифту (звичайний, курсив тощо). Тут можна також задати набір даних у вигляді верхніх або нижніх індексів.

Зазначимо, що установки, виконані на вкладці Шрифт, стосуються всіх сим­волів, уже введених, і тих, що вводяться до комірки. Якщо ж ви хочете перевизначити формат не для всієї комірки, а лише для виділеного фрагмента даних, то потрібно скористатися кнопками панелі інструментів Форматування.

Зміна висоти рядка і ширини стовпця. Існує декілька можливостей зміни висоти рядка в таблицях Excel. Ми роз­глянемо основні з них.

§   Перетягування роздільника заголовка рядка. Наведіть покажчик миші на нижній роздільник заголовка рядка (кнопки з цифрами 1, 2, 3 тощо). Коли покажчик перетвориться на подвійну вертикальну риску, натисніть ліву кнопку миші - і з'явиться підказка зі вказівкою висоти рядка. Перетягніть роздільник рядка для установлення нового розміру і відпустіть кнопку миші.

§   Одночасна зміна висоти кількох рядків. Якщо потрібно зробити однаковою висоту кількох рядків, виділіть ці рядки і перетягніть роздільник одного з виділених рядків, - усі виділені рядки після цього матимуть задану нову висоту.

§   Точне задання висоти рядка. Для точнішого задання висоти рядка клацніть по рядку й оберіть команду меню Формат - Рядок - Висота. У діалозі Висота рядка зазначте значення висоти рядка (у пунктах) і натисніть ОК.

Зміна ширини стовпця виконується аналогічно. Необхідно перетягти роз­дільник заголовків стовпців або викликати діалог Ширина стовпця і точно задати ширину стовпця.

Формули в Excel.

В комірки електронної таблиці, крім чисел і тексту, можна вводити формули.

Формула в Excel – це вираз, який задає порядок обчислення в електронній таблиці.

Починається формула зі знака = і може містити числа, тексти, посилання на комірки, знаки дій (оператори), дужки та функції.

Крім того, багато обчислень в Excel взагалі не можна виконати без використання функцій. Наприклад, обчислення значення арифметичного кореня, знаходження синуса або тангенса та ін.

Excel має вбудовану бібліотеку функцій, до якої входить більше ніж 300 різноманітних функцій. Усі вони для зручності пошуку розподілені на групи (категорії): математичні, статистичні, логічні, фінансові, текстові та ін.

Функція в Excel має ім'я та результат, є функції з аргументами і без аргументів.

Аргументом функції може бути число, текст (його потрібно брати в подвійні лапки), вираз, посилання на комірку або діапазон комірок, результат іншої функції.

Під час використання функції у формулі спочатку вказується її ім'я, а потім, якщо функція має аргументи, у дужках вказується список аргументів через крапку з комою. Якщо функція не має аргументів, то в дужках після імені функції нічого не вказується. Так у наведеній вище формулі : =SUM(A1:A10) використана функція з іменем SUM, аргументом якої є посилання на діапазон комірок А1:А10, а результатом – сума чисел з указаного діапазону комірок.

Вставити функцію у формулу можна кількома способами:

¨         увести безпосередньо в комірку або рядок формул;

¨         виконати Вставка ð Функція або кнопку Вставка функції, що розташована зліва від рядка формул.

В другому випадку відобразиться діалогове вікно Майстра функцій, яке містить два списки:

¨         Категорія – список, що містить дванадцять категорій функцій;

¨         Виберіть функцію – список імен функцій, що входять у вибрану категорію.

За наведення вказівника на ім'я функції спливає коротка підказка про її призначення. Після вибору імені функції в поточну комірку автоматично вставляється знак = (якщо в цій комірці введення ще не розпочиналося), ім'я функції і пара круглих дужок, а також відкривається вікно Аргументи функції з полями для введення аргументів цієї функції.

Якщо функція має фіксовану кількість аргументів, то вікно Аргументи функції одразу містять відповідну кількість полів для їхнього введення. Якщо функція має нефіксовану кількість полів, а потім, у процесі введення аргументів, з'являються наступні поля.

Якщо аргументом є число або текст, то його потрібно вводити в поле з клавіатури. Якщо аргументом є посилання на комірки, то його можна вводити або з клавіатури, або виділити відповідні комірки з використанням миші. Для введення посилань на комірки з використанням миші потрібно:

1.      Вибрати кнопку Згорнути відповідного поля введення аргументу функції (після цього вікно Аргументи функції змінює вигляд: у ньому, крім рядка заголовку, залишається тільки це поле, а кнопка Згорнути змінюється на кнопку Розгорнути).

2.      Виділити потрібні комірки (посилання на виділені комірки автоматично вставляються у відповідне поле і в формулу).

3.      Вибрати кнопку Розгорнути (після цього вікно Аргументи функції  відновлює свій попередній вигляд).

4.      За необхідності повторити кроки 1-3 для інших аргументів функції.

Для деяких функцій Excel автоматично пропонує перший аргумент. Наприклад, для функції SUM пропонується  знайти суму чисел з діапазону комірок, заповнених числовими даними, що знаходяться безпосередньо над коміркою з формулою або безпосередньо зліва від неї, якщо верхній діапазон комірок порожній. Як завжди, можна прийняти цю пропозицію або ввести замість цього аргументу інший.

Після введення в поля потрібних аргументів функції необхідно вибрати кнопку ОК.

Швидкий спосіб обчислення суми у стовпцях і рядках. Кнопка Автосума, розташована на панелі інструментів Стан­дартна, використовується для швидкого обчислення сум даних — S. Засіб Автосума можна використовувати в таких випадках:

•      для додавання значень одного стовпця чи рядка;

•      для додавання значень декількох стовпців і рядків;

•      для додавання значень декількох стовпців і декількох рядків і обчислення загальної суми.